2021年01月29日 [コラム]

医療事務の仕事をする上でパソコンスキルは必須です。
カルテやレセプトに関する業務であれば専用のパソコンソフトを使用できますが、書類作成や表作成にはエクセルを使うこともあります。医療事務スタッフとして柔軟に仕事をしていくためにも、エクセルの操作方法はぜひマスターしておきたいものです。
そこで今回は、エクセルで特によく使うショートカットキーをご紹介いたします。

エクセル内でセルを移動する時には上下左右の矢印キーを使いましょう。
ただし、約1画面の範囲で上にスクロールする場合には、Windowsなら「PageUp」、macなら「fn ＋ ↑」を使います。逆に、約1画面の範囲で下にスクロールする場合にはWindowsなら「PageDown」、macなら「fn ＋ ↓」となります。


コピーや切り取りといった操作は特に使用頻度が高いので、ぜひ覚えておきましょう。
ここからは、操作方法を「Windows / mac」という形で記載します。

・コピー：「Ctrl ＋ C / command ＋ C」
・切り取り：「Ctrl ＋ X / command ＋ X」
・貼り付け：「Ctrl ＋ V /command ＋ V」
・元に戻す：「Ctrl ＋ Z / command ＋ Z」


選択や挿入といった操作も、覚えておけば手元でサッと実行できます。よく使うので、こちらも必ず覚えておきましょう。

・全てのセルを選択する：「Ctrl ＋ A / Command ＋ A」
・行全体を選択する：「Shift ＋ Space /shift ＋space」
・列全体を選択する：「Ctrl ＋ Space / control ＋ space」
・選択した行や列を挿入する：列や行を選択した状態でShiftを押した状態でマウス移動
・セルや行、列の挿入：「Ctrl ＋ Shift ＋ +（プラス） / command ＋ shift ＋ +（プラス）」
・セルや行、列の削除：「Ctrl ＋ -（マイナス) / command ＋ -（マイナス）」


上書き保存や改行のショートカットキーを知っておけば、作業能率がアップしやすくなります。

・選択しているセルの中で改行する：「Alt ＋ Enter / option ＋ Enter」
・ハイパーリンクの挿入：「Ctrl ＋ K / Command ＋ K」
・新規シートを挿入：「Shift ＋ F11 / Shift ＋ fn ＋ F11」
・「セルの書式設定」のダイアログボックスの表示：「Ctrl ＋ 1 / Command ＋ 1」
・選択した範囲からグラフを作成する：「Alt ＋ F1 / option ＋ fn ＋ F11」
・直前のコマンドや操作を行う：「Ctrl ＋ Y / command ＋ Y」


・「名前を付けて保存」のダイアログボックスを表示：「F12 / fn ＋ F12」
・上書き保存：「Ctrl ＋ S / Command ＋ S」
・「印刷」のダイアログボックスを表示：「Ctrl ＋ P / command ＋ P」
・エクセルを終了する：「Alt ＋ F4 / command ＋ Q」



エクセルの操作は上部のメニューからおこなうことももちろんできます。しかし、ショートカットキーを使いこなせるようになれば、1つの操作につき3〜5秒程度作業を早めることが可能となるのです。
1つずつの操作にかかる時間を少しずつでも削減していけば、数十分といった時間を短縮することもできるようになります。
仕事にかける時間を減らしてスマートに書類作成をするためにも、ぜひショートカットキーの使い方をマスターしておきましょう。